Que vous veniez de décrocher l’emploi de vos rêves ou que vous le cherchiez encore, vous trouverez certainement de la valeur dans ce guide étape par étape pour une routine quotidienne productive.
Le fait de pouvoir consacrer du temps à des activités spécifiques, de les mener à bien et de terminer votre journée de travail avec un résultat de qualité, peut constituer une mesure globale de votre productivité.
De même, si vous ne disposez pas de méthodes d’organisation, de gestion du temps, de suivi des assignations ou d’établissement des priorités, votre efficacité et votre productivité peuvent en être affectées.
En apportant de simples ajustements à votre flux de travail quotidien, un par un, vous pouvez commencer à constater des changements dans votre productivité et arrêter de procrastiner.
Dans cet article, nous vous proposons 10 façons d’être plus productif.
Comment augmenter votre productivité au travail ?
Les compétences en matière de gestion du temps et d’organisation sont généralement liées à la productivité globale au travail. Lorsque vous mettez en œuvre des stratégies qui soutiennent votre productivité, vous avez plus de chances de développer et d’améliorer votre production.
La gestion du temps n’est qu’une des stratégies que vous pouvez utiliser pour accroître votre productivité. Vous pouvez également appliquer des stratégies organisationnelles telles que la hiérarchisation de vos activités par ordre d’importance et d’urgence.
Les dix conseils suivants vous permettront d’accroître votre productivité au travail.
1. Se concentrer sur une tâche à la fois
Bien qu’il soit possible d’accomplir des tâches en jonglant avec des projets, le fait de se concentrer sur une seule activité à la fois peut vous aider à être plus productif.
Lorsque nous nous concentrons sur plusieurs activités à la fois, nous avons tendance à utiliser une plus grande partie de ce temps pour passer d’une tâche à l’autre. Cela peut avoir pour conséquence que certains travaux restent incomplets ou sont réalisés avec une qualité moindre que si l’on s’était concentré sur chacun d’eux.
En outre, le fait de se concentrer sur une seule tâche à la fois, jusqu’à ce qu’elle soit terminée, peut vous aider à augmenter votre productivité. Car, lorsque vous vous concentrez sur une seule activité à la fois, vous vous fixez un seul objectif au lieu de plusieurs.
Cela vous motivera probablement à terminer une mission avant de passer à la suivante. Si vous êtes un adepte du multitâche, mais que vous constatez que vous commencez plus de tâches que vous ne pouvez en terminer, envisagez de les classer par ordre d’importance.
Ainsi, vous commencerez par les plus exigeantes et terminerez la journée avec les plus légères et les moins chronophages.
2. Faites des pauses régulières
Il peut être tentant d’éviter de prendre le temps de faire une pause, mais lorsque vous négligez de vous accorder quelques instants de répit, cela peut nuire à votre productivité globale en entraînant de la fatigue ou un épuisement professionnel.
Dans ce cas, vous risquez de ne pas avoir l’énergie ou la motivation nécessaires pour continuer à progresser. Envisagez de planifier plusieurs courtes pauses au cours de votre journée de travail.
La plupart des lieux de travail ont un horaire obligatoire avec des temps de repos dédiés, de sorte que les employés peuvent prendre au moins 5 à 10 min de relaxation après quelques heures de travail actif.
Ces moments de répit peuvent vous permettre de vous ressourcer, de faire le vide dans votre esprit et de vous préparer à la tâche suivante.
3. Concentrez-vous d’abord sur vos tâches les plus importantes
Se concentrer sur les activités les plus importantes et qui prennent le plus de temps avant toute autre mission peut vous aider à rester plus concentré que de travailler d’abord sur des tâches plus petites et plus courtes.
Envisagez de planifier votre to-do list en fonction de ces dernières, en y consacrant du temps le matin lorsque vous arrivez au travail ou à un moment de la journée où vous êtes le plus alerte et le plus énergique.
4. Fixez de petits objectifs
Plutôt que d’aborder de grands objectifs qui nécessiteraient plusieurs points de vente et plus de temps pour les atteindre, envisagez de planifier de petits objectifs tout au long de votre journée.
Classer les documents nécessaires.
Répondre aux quatre courriels des clients.
Ou rassembler toutes les ressources dont votre équipe aura besoin pour mener à bien un programme futur, sont autant de petits objectifs quotidiens que vous pouvez vous fixer et atteindre au cours de vos huit heures de travail.
De même, vous pouvez utiliser ces objectifs courts comme des jalons pour mesurer votre progression vers un objectif plus important.
5. Appliquer la règle des 2 min
Cette règle consiste à accomplir les tâches qui ne dépassent pas deux minutes et à prendre deux autres minutes pour commencer les petits travaux que vous aviez peut-être remis à plus tard.
Par exemple, il ne vous faudra probablement que 2 min pour enregistrer les choses que vous avez déjà accomplies, répondre à un courriel rapide, noter vos prochains objectifs, etc.
Mais les 2 min nécessaires à l’accomplissement de ces petites tâches se traduisent souvent par une liste de choses à faire complétée à la fin de la journée.
En outre, les petits travaux constituent toujours une part importante de votre productivité globale au travail. Cette règle peut donc vous permettre de vous concentrer sur ces petites activités entre le moment où vous travaillez sur des projets plus importants et plus compliqués.
Considérez le laps de temps entre l’heure du repos et le début de votre prochain projet pour vous préparer à déjeuner. Pensez à utiliser ce temps pour prendre note de ce sur quoi vous devez travailler ensuite, de vos objectifs quotidiens pour le lendemain ou pour répondre à ce message vocal qui vous attend depuis que vous êtes arrivé au travail.
6. Bloquez votre emploi du temps
L’utilisation de blocs de temps dans votre emploi du temps peut également vous aider à augmenter votre productivité. Avec cette stratégie, vous fixez une limite de temps pour chacune des tâches sur lesquelles vous travaillez.
Pensez à des blocs d’une heure ou d’une heure et demie. Vous pouvez choisir d’imprimer votre emploi du temps et surligner les plages horaires où vous souhaitez que les blocs de temps soient placés.
Ainsi, si vous bloquez 90 minutes pour travailler sur une activité, notez-le sur votre emploi du temps imprimé. Une fois ce bloc de temps terminé, bloquez une autre section de votre emploi du temps de la même manière. L’objectif des blocs de temps est de créer un emploi du temps visuel pour vous aider à suivre les périodes au cours desquelles vous travaillez.
De la même manière, il s’agit d’un moyen de vous consacrer à une tâche spécifique pour chaque bloc de temps, de sorte que vous aurez plus de chances de la terminer dans le délai prévu.
En plus de planifier votre temps de travail, vous pouvez également inclure vos temps de pause entre chaque bloc afin de vous rafraîchir lorsque vous terminez et commencez de nouveaux projets.
7. Rendre les réunions plus productives
Si vous avez des réunions prévues tout au long de la journée, réfléchissez à des moyens de rendre ces activités plus productives et de contribuer à l’avancement général de votre travail.
Envisagez des réunions debout où vous et vos collègues vous levez pour la réunion. Cela peut contribuer à accroître la vigilance et la concentration lors de l’examen de sujets importants.
Vous pouvez également utiliser le suivi du temps pour enregistrer le temps nécessaire à la participation et à la conclusion de la réunion. Par exemple, envisagez de prendre des notes sur les principales conclusions ou les sujets qui doivent être abordés, et consacrez un temps spécifique à chaque sujet.
Ensuite, collaborez avec votre équipe pour ne discuter que de ce qui est inclus dans la liste des sujets, tout en limitant les discussions à la durée qui leur est allouée.
De même, si vous pouvez raisonnablement assister à la réunion par téléphone ou via une plateforme web, vous pouvez augmenter vos chances que la réunion ne vous prenne pas trop de temps sur d’autres engagements personnels.
En savoir plus : 12 bonnes pratiques pour des réunions d’affaires efficaces
8. Déléguer certaines responsabilités
Pensez à utiliser des méthodes de délégation pour répartir les assignations entre les membres de votre équipe.
Par exemple, si votre liste de tâches est très variée, envisagez de confier certaines d’entre elles à d’autres personnes si elles peuvent être accomplies sans que vous ayez à y travailler.
La sous-traitance peut également vous permettre de travailler sur d’autres missions qui vous sont spécifiquement assignées. Tandis que le reste de l’équipe peut consacrer son temps aux missions qui, autrement, prendraient du temps ou des ressources au détriment d’autres objectifs plus importants.
Si vous devez répondre à des courriels, mais qu’un collègue peut apporter la même attention aux détails dans ses réponses, déléguez-lui ce rôle. Pendant ce temps, travaillez sur des projets pertinents que personne d’autre ne peut (ou n’est autorisé à) mener à bien.
9. Utiliser la stratégie Pomodoro
Être plus productif au travail peut dépendre fortement de votre gestion du temps, et la méthode Pomodoro est une stratégie qui peut vous être utile pour gérer votre temps plus efficacement.
Tout comme la planification des pauses, la méthode Pomodoro utilise un minuteur : vous vous consacrez à une tâche pendant 20 min (mais vous pouvez augmenter ce temps à 30 min). Vous travaillez jusqu’à ce que le minuteur s’éteigne puis vous prenez une pause de 5 min.
Cette stratégie peut s’avérer efficace car elle permet de disposer de plus de temps pour travailler de manière ininterrompue et ciblée, puis de prendre du recul pendant quelques minutes avant de reprendre le travail.
10. Limitez les interruptions
Les interruptions peuvent vous mettre sur la touche tout au long de la journée. Même si vous appréciez vos relations avec vos collègues, le fait de perdre la notion du temps à cause de :
- Conversations
- Réunions informelles et rapides
- Discussions sur des sujets précis
- Etc.
Peut entraver votre flux de travail et diminuer votre productivité globale. Envisagez d’utiliser certaines stratégies pour limiter le nombre d’interruptions au cours de votre journée.
Vous pouvez choisir de travailler avec la porte de votre bureau fermée pendant une partie de la journée. Ou, si vous travaillez dans un bureau ouvert, vous pouvez utiliser un casque anti-bruit pour limiter les bruits de conversation et d’interaction au bureau.
Les écouteurs peuvent également être un moyen poli, mais silencieux, de faire savoir à vos collègues que vous devez vous concentrer.
Lorsque vous mettez en œuvre des stratégies visant à accroître votre productivité au travail, il est important d’être aussi cohérent que possible. Permettez-vous d’apprendre et de développer vos compétences, et vous pouvez être certain que votre productivité continuera à s’améliorer.
Indicateurs clés de performance : comment recueillir des données sur la productivité au service ?
Les indicateurs de performance jouent un rôle essentiel dans la mesure de la productivité au travail. Ils fournissent des mesures quantitatives et qualitatives permettant d’évaluer l’efficacité des processus et des individus au sein d’une organisation.
En utilisant les bons indicateurs, les entreprises peuvent identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires, prendre des décisions éclairées et maximiser leur rendement global.
Le rendement financier
L’un des indicateurs de performance les plus couramment utilisés pour mesurer la productivité est le rendement financier.
Cet indicateur se concentre sur les résultats financiers d’une entreprise, tels que le chiffre d’affaires, la marge bénéficiaire, le retour sur investissement, et d’autres indicateurs financiers clés.
En surveillant ces chiffres, les entreprises peuvent évaluer leur efficacité à générer des revenus et à optimiser l’utilisation de leurs ressources.
La productivité par tête
Un autre indicateur de performance important est la productivité individuelle. Il s’agit de mesurer la quantité de travail qu’un employé est capable de réaliser dans un laps de temps donné.
Cela peut inclure le nombre de missions effectuées, le respect des délais, la qualité du travail accompli, ou encore le respect des normes de performance.
En évaluant la productivité individuelle, les entreprises peuvent identifier les employés les plus performants et mettre en place des mesures pour améliorer les performances des autres.
La qualité du travail
La qualité du travail est également un indicateur de performance essentiel pour mesurer la productivité. Il ne suffit pas d’accomplir un grand nombre de tâches. Il est également important que celles-ci soient réalisées avec précision et sans erreurs.
La mesure de la qualité du travail peut se faire à travers des indicateurs tels que le taux d’erreurs, la satisfaction des clients, les retours positifs ou négatifs reçus.
En ayant une vision claire de la qualité du travail, les entreprises peuvent prendre des mesures pour améliorer les processus, réduire les erreurs et accroître la satisfaction des clients.
La gestion du temps
La gestion du temps est un autre indicateur de performance crucial pour mesurer la productivité. Il s’agit de mesurer comment le temps est utilisé au sein d’une organisation, que ce soit au niveau individuel ou au niveau des processus.
Cela peut inclure des mesures telles que le temps consacré à des activités spécifiques, le respect des échéances, l’efficacité des réunions ou la gestion des interruptions.
En évaluant la gestion du temps, les entreprises peuvent identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires, mettre en place des stratégies de planification et de gestion plus efficaces, et optimiser l’utilisation du temps disponible.
Toutes ces données peuvent être recueillies sous formes de tableaux ou de graphiques. Selon le secteur dans lequel elles interviennent, les entreprises en début d’activité peuvent consulter en ligne les données statistiques d’organisations comme ILOSTAT.
Conclusion
La productivité au travail est un équilibre subtil entre gestion du temps, organisation et discipline personnelle. En adoptant des techniques efficaces pour arrêter de procrastiner, vous démontrez votre volonté de maximiser votre potentiel.
Cependant, il y a un autre aspect essentiel : la prise de décision. En étant plus conscients de vos priorités et en prenant des décisions éclairées, vous pouvez continuer à progresser vers des niveaux de productivité encore plus élevés.
Engagez-vous à être des décideurs résolus et déterminés, et regardez votre productivité s’épanouir et votre succès se concrétiser.
