Rares sont les personnes qui ne ressentent pas le besoin de s’organiser davantage. Je me considère comme assez organisée, par exemple, mais il m’arrive de relâcher un peu mes règles d’organisation, et il y a toujours place à l’amélioration.
Et si vous êtes déjà organisé (lire : vous êtes un maniaque de l’organisation), il y a de fortes chances que vous aimiez lire sur les systèmes d’organisation des autres.
Ainsi, il devrait y avoir quelque chose pour tout le monde dans cette liste.
Il y a quelques semaines, je vous ai demandé à tous de me donner vos meilleurs conseils et outils d’organisation. Vous avez répondu en force, avec des choses formidables. Voici quelques-uns des meilleurs conseils (les outils feront l’objet d’un autre article), édités dans un souci de concision et de cohérence.
Je tiens à souligner qu’il ne s’agit pas de mes conseils, mais des vôtres, et que lorsque vous voyez le mot « je », il s’agit du lecteur qui a écrit le conseil, et non de moi. Les noms ont été supprimés pour protéger les innocents.
- 3 tâches les plus importantes. J’écris et je note mentalement les trois tâches les plus importantes que je dois accomplir dans la journée. Tout le reste semble se mettre en place si je fais cela.
- Une liste de tâches facile et pratique, ou une liste de choses à faire. Bien que j’adore toutes ces applications web 2.0, ces logiciels informatiques, ces gadgets très pratiques comme les palms et les téléphones portables vraiment cool, ils ne fonctionnent tout simplement pas pour moi. Je suis une femme paresseuse, avec une attitude encore plus paresseuse. Je peux mettre une tâche dans Remember the Milk, une autre dans ma paume, une dans mon Gcal et envoyer un autre texte sur mon téléphone. Avec toutes ces façons différentes de faire les choses, je finis par passer beaucoup plus de temps à essayer d’organiser ma liste de choses à faire, ou à la consolider, que je ne fais réellement grand-chose.
- Maintenir un dispositif de capture omniprésent. Ce n’est peut-être pas le même appareil pour chaque endroit (j’ai un moleskine pour le travail, mais j’utilise mon mobile pour l’inspiration à la volée), mais le simple fait de pouvoir noter des choses quand on y pense est essentiel pour moi.
- Choisir un outil et s’y tenir.
Faire une chose à la fois.
- Le faire maintenant.
- Utiliser le mot non.
- Utiliser la poubelle de recyclage/la corbeille à papier. Organiser les objets inutiles, c’est gaspiller de l’énergie. Il est étonnant de constater à quel point je me sens plus en contrôle rien qu’en me débarrassant d’articles désormais périmés que j’aimerais lire « un jour » ou d’innombrables notes de réunion dont les actions pertinentes ont déjà été extraites.
- Une (bonne) place pour chaque chose, et chaque chose à sa place. En trouvant des endroits faciles d’accès pour toutes les choses que j’utilise le plus souvent, et des endroits assez faciles d’accès pour les choses que j’utilise moins souvent, je passe moins de temps à redouter de faire les choses et plus de temps à les faire réellement. Et la place pour les choses que vous n’utilisez jamais est ailleurs (poubelle, endroit qui accepte les dons, etc.).
- Simplifier, simplifier, simplifier!
- Rangez tout de suite. La chose la plus simple que je fais pour rester personnellement organisé est de ranger tout outil, objet, vêtement, sac, brosse à cheveux, etc. immédiatement après l’avoir utilisé. Je sais toujours où se trouvent tout et n’importe quoi et je ne perds donc pas de temps à chercher quelque chose. Très efficace. Je pourrais dire à un étranger où trouver n’importe quoi chez moi.
- Garde une liste de tâches synchronisée avec ton téléphone portable (pour que tu puisses ajouter des choses au fur et à mesure que tu t’en souviens). Et assurez-vous que chaque élément a une date d’échéance.
- Changer. Il rend obsolètes les choses sans importance. Il fait tomber toute méthode ou idée qui n’est pas intemporelle. Il fait apparaître des choses plus nouvelles et plus importantes auxquelles vous et les autres ne pouvez plus résister. Mieux encore : c’est un outil d’organisation qui fonctionne tout seul. Il vous suffit de l’adopter.
- Diviser le matériel dans des chemises de classement en plastique rouges, jaunes, bleues et vertes. Par exemple, tout ce qui doit être fait aujourd’hui (documents à remettre à un client, factures à poster) va dans la chemise rouge. Les documents de contact ou tout ce qui a trait à l’assistance à la clientèle vont dans la chemise jaune. La façon dont vous organisez votre porte-documents peut varier et, comme moi, vous avez peut-être aussi des chemises en papier manille spécifiques à un projet, mais le fait de répartir les choses dans quatre chemises codées par couleur est d’une grande aide.
- Flylady.net. Elle m’a aidé à comprendre que je devais appliquer les principes de GTD à ma vie privée et pas seulement au travail. Je contrôlais mon travail à l’aide de listes de contrôle, de projets et d’actions suivantes. J’ai essayé le même système à la maison et j’ai échoué. Il y a environ un mois, j’ai découvert flylady.net grâce, je crois, à l’un de vos articles de blog. Quelle différence ! Ma maison est propre, tout comme mon bureau au travail. La plupart de ses idées de base ressemblent à GTD dans une perspective légèrement différente (journal de contrôle, petits pas) et aussi à des méthodes concrètes pour accomplir les actions suivantes (points chauds de 2 minutes, chronomètres de 15 minutes). Son conseil le plus utile était de mettre mes listes quotidiennes/hebdomadaires dans des protections de page brillantes dans mon journal de contrôle. J’utilise un marqueur effaçable à sec et voilà, plus besoin de tuer des arbres ou de ne pas faire ma liste parce que je ne peux pas l’imprimer (ou que je veux éviter les tracas). Le plus beau, c’est que je suis plus détendue, ma tension artérielle baisse enfin et je me sens moins stressée.
- Prenez sans complexe le contrôle de votre temps et de vos priorités.
- Triez à la source. Mon outil d’organisation préféré est ma boîte postale. Je m’y rends une fois par semaine (généralement le samedi), je m’installe au comptoir dans le hall d’entrée et je trie mon courrier. J’utilise la poubelle de la boîte postale. Ce qui entre chez moi, c’est uniquement ce dont j’ai besoin. Les factures, les lettres et les chèques vont dans ma boîte de réception (qui, soit dit en passant, est une boîte avec un couvercle, enveloppée dans un joli tissu et ornée d’un nœud jaune, de sorte qu’elle ressemble à un cadeau posé sur mon bureau). Les livres vont sur la table près de ma chaise longue, où je fais toutes mes lectures.
- Une feuille de papier, un calendrier et un tableau blanc. J’ai découvert que la façon la plus simple de m’organiser, d’organiser mes journées et ainsi de suite est un bon calendrier en papier, une feuille de papier que je divise en quatre sections et un tableau blanc de taille moyenne. Sur ma feuille de papier, la section en haut à gauche est ma liste de choses à faire pour aujourd’hui. La partie supérieure droite est ma liste d’épicerie, c’est-à-dire la liste des choses que je dois acheter. La partie inférieure gauche est réservée aux notes telles que les appels que j’ai passés, les personnes à qui j’ai parlé, les dates de rendez-vous. En bas à droite se trouve tout ce que je dois reporter à un autre jour. Si on me dit de rappeler lundi, je le note sur le calendrier. Quant au tableau blanc, les enfants peuvent y inscrire des notes (Puis-je passer la nuit chez Brian vendredi ? Grand-mère a appelé), et je peux noter les choses auxquelles je pense pour les ajouter à la liste des choses à faire du lendemain. Mon calendrier et le tableau blanc se trouvent au même endroit, ce qui me permet de transférer de courtes notes si nécessaire. J’emporte ma liste de tâches papier partout avec moi, ce qui me permet de prendre des notes à tout moment.
- Codage couleur. Je suis une personne visuelle, et je trouve qu’un code couleur pour mes différentes listes et calendriers minimise le temps que je dois passer à les regarder. Cela fonctionnait particulièrement bien lorsque j’étais à l’école : J’ai transféré tous les programmes de cours dans Outlook, puis j’ai établi un code couleur pour chaque période de cours (bleu pour un devoir à rendre, jaune pour une interrogation, rouge pour un test, etc.) Cela a pris du temps à mettre en place, bien sûr, mais ensuite, pendant le reste du semestre, je n’avais qu’à jeter un coup d’œil à Outlook pour avoir une idée très claire du type de semaine que j’allais avoir.
- Un classeur. J’utilise un classeur astucieusement intitulé » @ 2007 » et divisé comme suit :
- @ Aujourd’hui – Avec mon Emergent Task Planner de davidseah.com;
- @ Semaine – Les jours restants de la semaine ETP’s comme squelette;
- @ Année – Toutes mes feuilles historiques;
- @ Régime – Qui suit ce que j’ai mangé pour la journée;
- @ Fitness – Qui suit ma routine d’entraînement pour la journée. Mon classeur m’accompagne en permanence et m’a aidé à devenir un meilleur employé, un meilleur membre de la famille et un meilleur homme de relations.
- Écrire, exécuter et ranger en cours de route. C’est ma bible en matière d’organisation. Je vis ainsi depuis plus de deux ans et je peux dire que je suis une personne organisée.
- Un petit tableau blanc sur le mur de ma chambre. Je l’ai séparé en deux sections, une « tâche » et une « journée ». la section « À faire » est une liste de choses générales que je dois faire, comme faire inspecter ma voiture, acheter un cadeau à quelqu’un, etc. Et « aujourd’hui », c’est ce que je dois faire, évidemment, aujourd’hui ! Les choses peuvent être déplacées d’un côté ou de l’autre selon les besoins. Je trouve que le fait d’avoir une liste spécifique pour aujourd’hui me pousse à faire les choses importantes en temps voulu. Je garde également deux choses en permanence dans la partie « aujourd’hui », à savoir la méditation et l’exercice. Cela semble m’aider.
- Cartes de notes. On peut y inscrire des tâches – une par carte ou sous forme de liste (selon le type de tâche en question ; je fais les deux). Lorsque l’on écrit une tâche par carte, la pile permet d’établir facilement des priorités. Mais attendez, ce n’est pas tout : Elles peuvent être disposées sur des tableaux en liège, partagées, annotées, déchirées et réorganisées. Ils peuvent être utilisés comme marqueurs, comme mini-plans blancs et comme jetons pour modéliser des idées. Ils sont faciles à transporter et à joindre à d’autres documents. De plus, les différentes couleurs permettent une représentation visuelle des différents types de tâches (tout comme les différentes annotations). Enfin, ils sont bon marché et, surtout, faciles (bien plus que les logiciels) à reconfigurer en fonction de l’évolution des besoins et des projets.
- Ne vous fiez jamais à un seul point de défaillance. J’ai vu des gens payer 1 000 dollars pour écouter des orateurs lors d’une conférence et n’avoir qu’un seul stylo pour prendre des notes. C’est un sentiment formidable lorsqu’une chose se casse, se perd ou est à court d’énergie et que vous en avez une autre en réserve!
- Ayez… moins… de choses.
- Déléguez. Apprenez à confier à d’autres personnes des tâches essentielles dans tous les domaines de votre vie. Lorsque vous apprenez à déléguer efficacement des tâches, vous constatez qu’il est plus facile de mieux organiser ce que vous ne pouvez pas déléguer.
- Vous contrôlez votre vie. Quels que soient les appareils électroniques ou le papier que vous utilisez, faites-les travailler pour VOUS et non l’inverse. Outlook doit-il vraiment vérifier votre courrier électronique toutes les 5 minutes ? Peut-être, mais je parie que vous ferez beaucoup plus de choses si vous le consultez quelques fois par jour. Cela vaut aussi pour le Blackberry ! Après tout, il y a tellement d’outils, et il y en a un pour tout le monde – alors utilisez ce qui fonctionne, mais faites en sorte que cela fonctionne pour vous!
